Thuis werken vanwege het COVID-19 virus is een feit! Massaal gaan veel bedrijven ad-hoc over naar Microsoft Teams om de bedrijfsvoering te waarborgen. Microsoft kondigde vorige week aan dat er ongeveer 22 miljoen(!) nieuwe gebruikers bij zijn gekomen. Dit heeft een ongelofelijke impact op de Microsoft omgeving en dus ook op onze Microsoft 365 omgeving. Hier merken we nu al de eerste resultaten van. In dit bericht sommen we alle tijdelijke aanpassingen op en geven we aan wat je kan doen om geen hinder te ondervinden!

• OneNote

De OneNote’s die gekoppeld zijn aan je Teams omgeving zullen tijdelijk ‘alleen lezen’ zijn vanuit de OneNote app of OneNote desktop. Om deze reden raden wij onze klanten aan om via Teams of SharePoint de OneNote te gebruiken. Dit om te voorkomen dat je eventueel informatie gaat missen.

Zorg dat je de Teams OneNote als tab hebt toegevoegd aan je Team! Wil je OneNote benaderen vanuit SharePoint? Ga via de SharePoint tegel naar je Team en klik vervolgens aan de linkerkant op ‘Notitieblok’

• Stream – Vergaderingen

Binnen Microsoft 365 kennen we de applicatie Stream. Stream maakt het mogelijk om video content toe te voegen en deze zichtbaar te maken voor medewerkers binnen je organisatie. De streaming applicatie is ontwikkelt om video content zo goed mogelijk op elk apparaat af te kunnen spelen. Een mobiele telefoon verbonden met 4G zal een andere afspeelsnelheid nodig hebben dan een mobiele telefoon op Wifi om de video zo goed mogelijk af te kunnen spelen.

Naast dat je als gebruiker video-content kunt toevoegen om te delen met je organisatie, wordt deze service ook gebruikt voor het opslaan van vergaderingen in Microsoft Teams. Omdat veel gebruikers nu gebruik maken van vergaderen en het opnemen van de Teams-vergadering, heeft Microsoft besloten de videokwaliteit tot maximaal 720P op te slaan (dit geldt overigens niet voor de educatie omgevingen). Vooralsnog is dit een prima beeldkwaliteit, maar wel belangrijk voor ons als gebruikers om dit te realiseren.

• SharePoint

Ook SharePoint zal tijdelijk aanpassingen krijgen. Deze zijn voornamelijk van toepassing op de synchronisatie van bestanden naar je desktop. Indien je nieuwe documenten toegevoegd via de synchronisatie tool, zal het iets langer duren voordat deze zichtbaar is in Teams. Maak je het document direct aan in Teams, dan zal dit proces geen vertraging oplopen en kan je goed samen blijven werken aan een document. Is het een bestand waarmee je niet direct wilt samenwerken dan levert deze tijdelijke aanpassing ook geen hinder op.

Organisaties die bezig zijn met het overzetten van hun data van de fileserver naar SharePoint dienen er rekening mee te houden dat dit proces langer duurt dan normaal. Microsoft heeft de lijn voor dit soort processen ‘geknepen’ en adviseert bedrijven deze werkzaamheden in het weekend te doen. Ze kijken op basis van regionale settings van de omgeving wanneer het weekend is en laten dan meer data doorstromen naar SharePoint.

• Aanwezigheid (presence) in Teams

In Teams kan je goed zien wie er allemaal thuis aan het werk is. Groen voor aanwezig en rood als je bezig bent. Dit gekleurde lichtje naast iemand zijn naam zal wat minder frequent bijgewerkt worden. Iemand kan dus op afwezig staan volgens jouw Teams applicatie, maar kan in werkelijkheid toch aanwezig zijn. Stuur diegene ondanks zijn/haar status een berichtje. Deze komt zeker aan en daar zit nog geen vertraging in. In de chat kon je voorheen ook live zien of iemand aan een berichtje aan het tikken was. Deze functionaliteit zal tijdelijk niet aanwezig zijn of vertraging in zitten.